Zeit für wichtige Dinge haben

Führung, Strategie, Kundenbetreuung, Marketing, Organisation – alles wichtige Dinge für die Kanzlei. Sie erfordern allerdings eines von Ihnen – und das ist Zeit. Das ist jedoch genau jener Engpass (zeitliche Überlastung), welchen die meisten Steuerberater beklagen (siehe Wachstumsturbo Studie 2016). Ich kann Ihnen keine Zeit schenken, aber ein paar Anregungen liefern, wie Sie die vorhandene Zeit besser nutzen.

Wenn Sie überzeugt sind, dass Ihnen der ein oder andere Ansatz hilft, verschieben Sie die Umsetzung bitte nicht auf „später, wenn es ruhiger ist“, Denn, die ruhigen Zeiten gibt es nicht mehr! Kümmern Sie sich heute um so manche Dinge, damit Sie morgen mehr Lebensqualität und/oder mehr Erfolg haben. Dazu schlage ich folgenden Weg vor.

Das fünfte Rad am Wagen können Sie auch bei voller Fahrt weglassen, ohne dass ihr Fahrzeug (=Kanzlei) vom Weg abkommt. 

Mehr noch, Sie sparen Gewicht und damit Geld bzw Energie. Identifizieren Sie also Energieräuber und streichen diese rigoros weg. Und zwar heute und nicht irgendwann. Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen:

1. Was sind meine drei wesentliche Differenzierungsmerkmale, Nutzenargumente und Verkaufsvorteile? Mehr brauchen Sie nicht, denn die Kunden können sich nicht mehr Argumente merken. 
2. Was sind meine drei Schlüssel-Ressourcen um diese Vorteile zu liefern und auszubauen? Das können bestimmte Mitarbeiter, Infrastruktur oder Know-how-Bereiche sein. Mehr brauchen Sie nicht, denn mehr können sie nur mit viel Aufwand managen.
3. Was sind meine Schlüssel-Kundenbeziehungen? Welche drei Zielgruppen bringen den meisten Erfolg?
4. Welche drei Schlüssel-Partner helfen mir dabei meine Ressourcen und Vorteile zu verbessern? D. h. welche Lieferanten, Wissensträger, Vertriebspartner, Multiplikatoren helfen mir wirklich? 
5. Was sind die drei Schlüssel-Tätigkeiten, in denen ich wirklich gut bin? Wie viel Prozent meiner Arbeitszeit verwende ich, um die Punkte a. bis d. mit bestmöglichem Ergebnis zu bewerkstelligen? Dh konkret schreiben Sie zumindest eine Woche einen Tätigkeitsbericht (dh was haben sie getan und nicht wieviel haben sie für einen Kunden getan?)

Nach diesem ersten Schritt haben Sie die wesentlichen Konzentrationsschwerpunkte für sich erarbeitet. Eine gute Strategie hilft Ihnen konsequent NEIN zu sagen. 

 Neuen Fokus leben

1. Fokussieren Sie ihre Leistungen und Kommunikation auf ihre drei Nutzen- bzw. Verkaufsvorteile, Partner bzw. Zielgruppen. Die anderen Partner, Zielgruppen, etc. werden sich ohnehin melden. Einfache Botschaften mit wenigen Nutzenargumenten, diese dafür prägnant. Ergebnis: Sie reduzieren Komplexität in der Kommunikation und im Sortiment.
2. Hegen und pflegen Sie Ihre Schlüsselressourcen und Schlüsselpartner: Belohnen und loben Sie Ihre wichtigsten Mitarbeiter. Wenn diese Mitarbeiter überlastet sind, helfen Sie Ihnen zu entrümpeln und delegieren. 
3. Begraben Sie tote Pferde, z. B. kaum nachgefragte Leistungen, alte Softwaresysteme, unnötige Listen, etc, etc
4. Entrümpeln Sie Ihren Terminkalender: Verschieben Sie Termine mit Nicht-Schlüsselpartnern, beenden Sie Kooperationen mit wenig Nutzen für Sie. Schaffen Sie mehr Zeit für Ihre Schlüsseltätigkeiten.
5. Hüten Sie sich vor Rückwärtsdelegation:Wenn Mitarbeiter nie zur Selbständigkeit erzogen wurden, kommen sie klarerweise mit jedem Problem zu Ihnen. Führen Sie Ihre Mitarbeitern mit der richtigen Fragetechnik: „Welche Überlegungen haben Sie schon unternommen?“, „Was haben wir in ähnlichen Fällen gemacht?“, „Wer könnte Ihnen sonst noch weiterhelfen?“ und lassen Sie den Mitarbeiter einen Vorschlag machen. 
6. Stellen Sie sich auf die Schultern Ihrer Mitarbeiter:Gerade die besten Führungskräfte sind oftmals in zahlreichen Projekten gefangen. Im Extremfall ist der Kanzleiinhaber in jedem größeren Projekt zumindest als Teammitglied integriert. So werden die obersten Führungskräfte am schnellsten zum Engpassfaktor! 

Vorhandene Zeit und Energie bestmöglich einsetzen

Es geht NICHT darum noch mehr zu arbeiten. SteuerberaterInnen sind schon überlastet genug. Versuchen Sie sich Ihre Arbeitsenergie so gut wie möglich zu erhalten.

1. Pausen machen produktiver. Kein Mensch kann produktiv 16 Stunden arbeiten – und das 6 Tage die Woche. Machen Sie bewusste Pausen. Arbeiten Sie dann wieder 45 mit vollem Elan (nutzen Sie dazu einen Timer zB https://timer.onlineclock.net/). Sogenannte Productivity Timer gibt es auch als App für Apple und Android (zB Pomodoro).
2. Schaffen Sie ein angenehmes Raumklima: 20-max. 23 Grad und hervorragende Beleuchtung (den schummriges Licht macht träge).
3. Der Chef / die Chefin muss für seine Mitarbeiter da sein – aber nicht immer. Reservieren Sie sich einmal pro Woche zwei Stunden CHEFZEIT. Keine Telefonate durchstellen, keine Besprechungen, keine Mitarbeiterfragen, etc. Tragen Sie diese Chefzeit im Terminkalender zB Outlook auch sichtbar ein. In dieser Zeit kümmern Sie sich um die Kanzleientwicklung, zB Organisation, Personal und Schulungen, Marketing und v.a. Strategie und neue Leistungen.
4. Reduzieren Sie Ablenkungen: z. B. E-Mail-Benachrichtigungen in Outlook: Deaktivieren Sie unter Nachrichteneingang das Kontrollkästchen „Desktopbenachrichtigung anzeigen“.
5. Laut einer Studie der Florida State University haben unvollendete Aufgaben negative Auswirkungen auf unsere Gehirnaktivität und auf unseren Arbeitsprozess. D. h. unvollendete und ausstehende Aufgaben machen Sie deutlich unproduktiver. Niederschreiben hilft. Aber Post-Its sind keine Lösung, sondern eine Diagnose! Machen Sie sich stattdessen einen Wochenplan und notieren Sie ihre ToDos digital z. B. im Windows-Programm OneNote. Die Notizen können Sie auch mit Ihrem Smartphone synchronisieren. Das gilt auch für diktierte Sprachnotizen (zB wenn Ihnen im Auto spontan eine Idee kommt).

Die Tipps in der letzten Rubrik können Sie selbst und sehr rasch umsetzen. Für die ersten beiden Rubriken ist ein unabhängiger Blick von außen hilfreich, damit Sie auf die richtigen Schwerpunkte setzen bzw. loslassen können. Kontaktieren Sie mich persönlich unter  gumpetsberger@wachstumsturbo.at