Kostenrechnung in 90 Tagen

Zukunftsorientierte Steuerberatungskanzleien, die ihren Klienten neue – i.S.v. zusätzliche – Leistungen liefern und als Gesamtlösungsanbieter fungieren, sind nachhaltig erfolgreicher.

Mit einer Kostenrechnung legen Sie die Basis, um auf Knopfdruck die Gemeinkostenzuschläge und Stundensätze Ihres Klienten zu ermitteln. Je nach Anforderung können mit dem Bebuchen von Kostenstellen auch Sparten- bzw. Profit-Center- sowie Projekt-Ergebnisse ermittelt werden.

Durch das zur Verfügung stellen dieser entscheidungsrelevanten Informationen schaffen Sie für Ihre Top-Klienten einen signifikanten Zusatznutzen und können diese weiter und stärker an Ihre Kanzlei binden.
Die Kostenrechnung stellt Ihre Mehrwertlösung im Rahmen Ihrer klassischen Systemprodukte „Finanzbuchhaltung – Lohnverrechnung – Jahresabschluss und Steuererklärungen“ dar. Mit dieser erweiterten Gesamtlösung werden Sie noch stärker der kaufmännische Lösungsanbieter für Ihre Klienten und können Ihre Mehrleistungen auch verrechnen.

Mit einer Kostenrechnung als Teil des Systemlösungsangebots Ihrer Steuerberatungskanzlei legen Sie auch den Grundstein zur zielorientierten Steuerung – zum Controlling – und zur problemlösungsorientierten betriebswirtschaftlichen Beratung Ihres Klienten.

Kostenrechnung in 6 Schritten

Für Ihr Kostenrechnungs-Projekt gibt es folgende Möglichkeiten der Herangehensweise:

In Stufe 1 besuchen Sie vorab entweder ein öffentlich ausgeschriebenes, eintägiges Kostenrechnungs-Seminar von uns, in welchem Sie das notwendige theoretische Basiswissen vermittelt bekommen und in welchem Ihnen auch ein Fallbeispiel der praktischen Umsetzung einer Kostenrechnungslösung (in BMD NTCS bzw. DATEV) näher gebracht wird. Oder – viel praktischer – Sie buchen eine solche Veranstaltung als Inhouse-Seminar für Ihre Kanzlei, an dem Sie und all Ihre betreffenden MitarbeiterInnen teilnehmen können und sollen. In besagtem Seminar erhalten Sie viel Hintergrundwissen und Sie werden in der Folge neue Ideen haben und viele Überlegungen anstellen.

Wahrscheinlich schon zuvor, aber spätestens nach dem Seminar haben Sie einen oder mehrere Ihrer Top-Buchhaltungs-Klienten im Kopf, für welche/n Sie eine maßgeschneiderte Kostenrechnung einführen möchten. Falls dem so ist, dann folgt Stufe 2, nämlich die Konzeptionierung und Umsetzung einer Kostenrechnungslösung für einen konkreten Klienten in Ihrer Kanzlei.

Bei diesem Projekt unterstützen wir Sie Schritt für Schritt. Wir zeigen Ihnen die notwendigen Prozess-Schritte und begleiten Sie mit Rat und Tat, wobei freilich auch von Ihrer Seite absolute „Hands On“-Mentalität gefordert ist. Denn die Erweiterung einer Klienten-Buchhaltung von der reinen Finanzbuchhaltung auf eine zusätzliche Kostenrechnung, wird nach dem gemeinsamen Erst-Projekt von Ihnen und Ihren Mitarbeitern bewerkstelligt werden, nicht von uns. Wir liefern unser umfassendes Know-How und gewährleisten den Wissenstransfer in Ihre Kanzlei. Wir geben Ihnen die notwendigen Inputs, wo und wie Sie an die Sache herangehen können. Wir bringen Ihnen viele Vorschläge und Erfahrungsberichte aus unseren bisherigen erfolgreichen Projekten. Aber: Sie und Ihr Team gestalten die künftigen Kostenrechnungen selbst. So ist jedenfalls gewährleistet, dass alle Lösungen für Ihren jeweiligen Klienten maßgeschneidert sind.

1. Analyse des ausgewählten Klienten-Unternehmens

Im ersten Schritt erfolgt eine Analyse des von Ihnen ausgewählten Klienten sowie der in Ihrer Kanzlei neben der Finanzbuchhaltung existieren Unterlagen und Informationen. Wichtig in diesem Zusammenhang sind die bebuchten Buchhaltungskonten (gem. Kontenplan), das Geschäftsmodell (welcher Kundennutzen wird wie erzeugt und vermarktet), die Kalkulation (die Art bzw. Form der Preisfindung), das Berichtswesen (die Erfolgsrechnung bzw. KERF) und die Organisation (dargestellt durch das Organigramm) Ihres Klienten. Das zu erzielende Ergebnis (also der gewünschte Informations-Output) steht dabei immer am Anfang aller Überlegungen, denn das Ziel bestimmt den Weg und somit die Kostenrechnung.

Dieser Input stellt das Kennenlernen der Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Klienten in Bezug auf die Ausgestaltung einer entscheidungsrelevante Kostenrechnung und damit die Basis für die im nächsten Schritt durchzuführende Bildung des Kostenstellen-Planes dar.

2. Definition der Kostenarten sowie Ableitung des Kostenstellen-Plans

Die Ergebnisse der Analyse-Phase werden zusammengefasst und nochmals gemeinsam mit Ihnen durchgegangen. Danach wird in Abhängigkeit von den durch die Kostenrechnung zu ermittelnden, weil notwendigen Informationen der Kostenstellen-Plan festgelegt.

Während Kostenarten die Konten in der Kostenrechnung sind, bilden Kostenstellen zusätzliche Buchungsobjekte. Kostenstellen sind definiert als Orte, an denen die Kosten entstanden bzw. angefallen sind. Durch das Bebuchen von Kostenstellen erweitert sich der bisherige „Buchungs-Code“ auf [ Konto bzw. Kostenart + Kostenstelle ]. Damit erweitert sich auch die Auswertungsmöglichkeit um diese zusätzliche Dimension.

3. Festlegung von Umlagen und Verrechnungen

Im dritten Schritt werden die für das vorgegebene Informations-Ziel notwendigen Verarbeitungsschritte innerhalb des Rechenwerkes der Kostenrechnung festgelegt. Dabei handelt es sich um die Entlastung einer (idR Hilfs-)Kostenstelle und die gleichzeitige Belastung einer (idR Haupt-) Kostenstelle. Dazu werden Umlagen im System (im Kostenrechnungsprogramm) hinterlegt und daher in der Folge automatisch durchgeführt. Verrechnungen hingegen müssen manuell gebucht werden.

Mit der Festlegung von Umlagen und Verrechnungen erfolgt gleichzeitig eine Überprüfung der Konsistenz des Kostenstellen-Plans.

Spätestens jetzt ist abzuklären, ob und in welcher Form die zur Bebuchung der unterschiedlichen Kostenstellen sowie für Umlagen und ev. Verrechnungen notwendigen Informationen vom Klienten zur Verfügung gestellt werden können und welche Logiken dahinter stehen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Kostenstellen-Bebuchung in Ihrer Kanzlei von Ihren MitarbeiterInnen möglichst selbständig (d.h. möglichst ohne Rückfragen beim Klienten) bewerkstelligt werden kann.

4. Festlegung der notwendigen Ergebnisse der Kostenrechnung

Im Anschluss an die Verabschiedung des Kostenstellen-Plans und der Umlagen sowie ggf. Verrechnungen, erfolgt die endgültige Festlegung jener Informationen und Zahlen, die durch das Kostenrechnungssystem ermittelt werden sollen und somit sein „Ergebnis“ (also den Informations-Output) darstellen.

Zu denken ist dabei jedenfalls an die Ermittlung bestimmter Summen (z. B. Herstellkosten, Deckungsbeitrag etc.) und v.a. an die Kalkulationssätze, das sind die Gemeinkostenzuschläge für Material sowie Verwaltung und Vertrieb und die Stundensätze für Personal und/oder Maschinen. Aber auch die Struktur der kurzfristigen Erfolgsrechnung (KERF), die nach Möglichkeit als Deckungsbeitrags-Rechnung ausgestaltet werden sollte, wird nun fixiert.

Mit diesen Festlegungen wird bereits ein großer Schritt in Richtung Controlling getan. Allerdings stellt die Kostenrechnung (so wie die Finanzbuchhaltung auch) eine Vergangenheitsrechnung dar, die lediglich eine Tatsachenfeststellung erlaubt – das ist noch kein Controlling. Controlling ist vielmehr ein Regelkreis aus Planung und Kontrolle – bedingt also nicht nur die Feststellung des Ist, sondern auch die Vorgabe eines Soll in einem Plan und in der Folge die Ermittlung von Soll/Ist-Abweichungen und deren Ursachen sowie die Entwicklung von (Gegen-)Maßnahmen, um (trotzdem) die Zielerreichung zu gewährleisten. Das ist Controlling. Die Kostenrechnung ist eine wichtige Basis dafür.

5. Einrichten aller Logiken und Strukturen in Ihrem Kostenrechnungsprogramm

Nach dem vierten Schritt sind somit die Kostenarten definiert, es liegt ein Kostenstellen-Plan vor, der sämtliche zu bebuchende Kostenstellen umfasst, es gibt Festlegungen betreffend Umlagen und ev. auch Verrechnungen, und der Informations-Output des Kostenrechnungssystems wurden verbindlich festgelegt.

Nun gilt es, diese Buchungsobjekte (Kostenstellen), Rechenlogiken, Formeln und Strukturen in Ihrer Kostenrechnungs-Software zu hinterlegen, damit die gewünschten Ergebnisse künftig automatisch – sozusagen „auf Knopfdruck“ – zur Verfügung stehen. Eingehende Tests zur Überprüfung der richtigen Einrichtungen in Ihrem Kostenrechnungsprogramm sowie die Struktur der KERF sind selbstverständlich.

Da Ihre MitarbeiterInnen einerseits ohnehin fit in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm sind und andererseits die Einrichtungen der Kostenrechnung unter unserer Anleitung selbst durchführen werden, gelingt ein „Learning by doing“ – und das ist mit der schnellste und nachhaltigste Ansatz für die Aneignung von Wissen.

6. Dokumentation der Kostenrechnungslösung

Den sechsten und letzten Schritt stellt schließlich die umfassende Dokumentation des konzipierten und implementierten Kostenrechnungssystems dar. Diese Verschriftlichung erleichtert es Ihnen und allen Beteiligten, die angestellten Überlegungen ebenso wie die gemachten Festlegungen auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können. Denn das Eine ist klar: Verbesserungen sind immer möglich. Und am Anfang einer jeden geplanten Veränderung steht stets eine Analyse. Eine solche wird durch eine Dokumentation wesentlich erleichtert.

90 Tage

Nachdem das Kostenrechnungssystem in Echtbetrieb gegangen ist, können laufend Auswertungen erstellt werden. Nach 90 Tagen – also nach dem ersten Quartal – ergeben sich in der Regel die ersten wirklich schlüssigen Zahlen (sofern das Unternehmen nicht in einer Branche mit starken saisonalen Schwankungen tätig ist), die eine differenzierte Beurteilung des Unternehmenserfolges erlauben.

Support

Wie ganz oben ausgeführt, stellt das theoretische Kostenrechnungs-Basiswissen einen wichtigen Bestandteil dar, um selbst Kostenrechnungssysteme konzipieren zu können. Daher steht unser entsprechendes Seminar (ob öffentlich oder in Ihrer Kanzlei) ganz am Anfang des Projektes.

Es ist freilich oft so, dass ein Seminar nicht genügt, um alles nötige Kostenrechnungs-Know-How transferieren zu können. Auch gibt es immer wieder Themen, die sehr speziell sind und die daher im Rahmen eines „normalen“ Seminars nicht abgehandelt werden können, entweder weil die Zeit fehlt oder weil das Problem quasi „neu“ auftritt.

Auch bei der Umsetzung des ersten Klienten-Projektes in Ihrer Kanzlei werden nicht alle Fragen aufgeworfen werden, die in der Folge bei anderen Projekten auftreten können. Dies ist auch nicht unbedingt sinnvoll, um das eine Projekt jedenfalls möglichst zügig umsetzen zu können – und damit auch ein Gefühl dafür zu bekommen, wieviel Zeit ein solches Kostenrechnungs-Projekt bzw. seine Konzeptionierung und Umsetzung grundsätzlich in Anspruch nimmt.

Aus genannten Gründen bieten wir Ihnen über das erste Projekt hinaus einen Support für Sie und Ihre MitarbeiterInnen an, damit Sie so rasch wie möglich an das nächste Kostenrechnungs-Projekt in Ihrer Kanzlei herangehen und dieses positiv umsetzen können.

Ergänzend dazu können wir Ihnen auch weiterreichende, kostenpflichtige Mitarbeiterschulungen offerieren – sozusagen „bis die Sache läuft“. Denn Ihre MitarbeiterInnen sind Ihr wesentlicher Erfolgsfaktor. Dies gilt selbstverständlich auch, wenn es in Ihrer Kanzlei um die Verwirklichung von Kostenrechnungs-Projekten für Ihre Klienten geht.

Ihr Investment:

1 Tag Inhouse-Schulung:

  • Theorie: „Wann brauchen Ihre Klienten wofür eine Kostenrechnung und wie sind diese Lösungen aufzubauen?“
  • Fallbeispiel: Praktische Umsetzung einer Kostenrechnung – Konzeptionierung und Umsetzung in Ihrem Kostenrechnungsprogramm

1+ Tage Umsetzung:

(Aktive Unterstützung bei der) Realisierung der konkreten Kostenrechnungslösung für einen Ihrer Top-Buchhaltungs-Klienten

Mehrwert generieren

»Ich helfe Ihnen, bei Ihren ausgewählten Top-Buchhaltungs-Klienten mit einer tollen Kostenrechnung zusätzlich zu punkten!«

Ihr Ansprechpartner:

Mag. Dr. Wolfgang Neubauer, MBA
Unternehmensberater, Controlling- und Kostenrechnungs-Experte

Telefon: +43 664 / 16 065 16

E-Mail: neubauer@wachstumsturbo.at